خطة العمل هي وثيقة مكتوبة تصف عملك وأهدافه واستراتيجياته والسوق الذي تستهدفه وتوقعاتك المالية.

من المهم أن يكون لديك خطة عمل لأنها تساعدك على تحديد أهداف واقعية وتأمين التمويل الخارجي وقياس نجاحك وتوضيح المتطلبات التشغيلية ووضع توقعات مالية معقولة. سيساعدك إعداد خطتك أيضًا على التركيز على كيفية إدارة عملك الجديد ومنحه أفضل فرصة للنجاح.

سيكون تأمين المساعدة المالية لبدء مشروعك الجديد مرتبطًا بشكل مباشر بقوة خطة عملك. لكي تعتبر مرشحًا صالحًا لتلقي الأموال من مؤسسة مالية أو مستثمرين، يجب عليك إثبات أنك تفهم كل جانب من جوانب عملك وقدرته على تحقيق الربح.

إن خطة العمل هي أكثر من مجرد شيء يتم عرضه للمقرضين والمستثمرين، فهي ضرورية أيضًا لمساعدتك في التخطيط لنمو عملك وتقدمه. يمكن أن يعتمد نجاح عملك على خططك للمستقبل.

فيما يلي أمثلة للأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك عند كتابة خطة عملك:

• كيف سأحقق الربح؟
• كيف سأدير العمل إذا كانت المبيعات منخفضة أو إذا انخفضت الأرباح؟
• من هو منافسي، وكيف سنتعايش؟
• من هو السوق المستهدف؟

على الرغم من أن خطط العمل يمكن أن تختلف في الطول والنطاق، إلا أن جميع خطط العمل الناجحة تحتوي على عناصر مشتركة. 

يجب تضمين النقاط التالية في أي خطة عمل:

الملخص التنفيذي هو نظرة عامة على النقاط الرئيسية في خطة عملك وغالباً ما يعتبر القسم الأكثر أهمية.

يتم وضعه في مقدمة الخطة وعادة ما يكون القسم الأول الذي سيقرأه المستثمر أو المقرض المحتمل. ينبغي للملخص أن:

الملخص التنفيذي هو نظرة عامة على النقاط الرئيسية في خطة عملك وغالباً ما يعتبر القسم الأكثر أهمية.

يتم وضعه في مقدمة الخطة وعادة ما يكون القسم الأول الذي سيقرأه المستثمر أو المقرض المحتمل. ينبغي للملخص أن:

• قم بتضمين النقاط الرئيسية من كل قسم من الأقسام الأخرى لشرح أساسيات عملك
• كن مثيرًا للاهتمام بدرجة كافية لتحفيز القارئ على مواصلة قراءة بقية خطة عملك
• كن موجزًا ​​وموجزًا ​​- لا يزيد طوله عن صفحتين

على الرغم من أن الملخص التنفيذي هو القسم الأول من الخطة، إلا أنه من الجيد كتابته أخيرًا – بعد الانتهاء من الأجزاء الأخرى من الخطة.

في هذا القسم من خطة عملك، سوف تصف موضوع عملك – منتجاته و/أو خدماته – وخططك للأعمال. يتضمن هذا القسم عادة:

• من أنت؟
• ماذا تفعل؟
• ماذا لديك لتقدمه؟
• ما السوق الذي تريد استهدافه؟

تذكر أن الشخص الذي يقرأ الخطة قد لا يفهم عملك ومنتجاته وخدماته مثلك، لذا حاول تجنب استخدام المصطلحات المعقدة.

إنها فكرة جيدة أيضًا أن تجعل شخصًا غير مشارك في العمل يقرأ هذا القسم من خطتك للتأكد من أنه يمكن لأي شخص فهمه.

تتضمن بعض الأشياء التي يجب عليك شرحها في خطتك ما يلي:

• سواء كان ذلك مشروعًا تجاريًا جديدًا، أو شراء شركة قائمة، أو توسيع شركة قائمة
• قطاع الصناعة الذي تعمل فيه شركتك
• تفرد منتجك أو خدمتك
• المزايا التي يتمتع بها عملك على منافسيك
• الأهداف الرئيسية لعملك
• الهيكل القانوني لأعمالك (ملكية فردية، شراكة، شركة)

يمكنك أيضًا تضمين تاريخ تسجيل/تأسيس الشركة واسم الشركة وعنوانها وجميع معلومات الاتصال.

ستتضمن خطة العمل القوية قسمًا يصف الأنشطة المحددة التي ستستخدمها للترويج لمنتجاتك أو خدماتك وبيعها.

يوضح قسم المبيعات والتسويق القوي أن لديك فكرة واضحة عن كيفية طرح منتجك أو خدمتك في السوق ويمكنك الإجابة على الأسئلة التالية للقارئ:

• من هم عملاؤك؟ قم بإجراء بعض الأبحاث وقم بتضمين تفاصيل عن أنواع العملاء الذين أبدوا اهتمامًا بمنتجك أو خدمتك. يمكنك وصف كيف ستقوم بالترويج لنفسك للعملاء المحتملين.

• كيف ستصل إلى عملائك؟ يجب أن تعرف عملائك وأفضل الطرق للوصول إليهم. سيساعدك البحث على تحديد الطريقة الأكثر فعالية للتواصل مع جمهورك المختار، سواء كان ذلك عبر الإنترنت أو عبر الهاتف أو عن طريق الاتصال الشخصي.

• من هم منافسيك؟ بمجرد فهم ذلك، تحتاج إلى البحث عن نقاط القوة والضعف لديهم واستخدام هذه المعلومات لتقييم الفرص والتهديدات المحتملة لعملك.

• كيف ستضع منتجك أو خدمتك؟ قم بوصف ما يجعل منتجك أو خدمتك فريدة بالنسبة للسوق الذي تحاول استهدافه.

• كيف ستقوم بتسعير منتجك أو خدمتك؟ ستحدد هذه المعلومات إستراتيجية التسعير الخاصة بك، بما في ذلك الحوافز و/أو التسعير بالجملة و/أو المبيعات الجماعية.

لا تقلل من أهمية هذا الجزء من خطتك. يحتاج المستثمرون إلى معرفة أنك وموظفيك تتمتعون بالتوازن اللازم من المهارات والتحفيز والخبرة لتحقيق النجاح. يصف هذا القسم الأشخاص العاملين في عملك وكيف تخطط لإدارة أنشطتك. يمكن أن تشمل المعلومات الواردة في هذا القسم ما يلي:

• مخطط تنظيمي مختصر أو مخطط للأعمال
• السيرة الذاتية للمديرين (بما فيهم أنت)
• من يفعل ماذا، مع وصف وظيفي مختصر لكل منصب
• المهارات المطلوبة لكل منصب
• أي معلومات أخرى ذات صلة تتعلق بالموظفين

ومن الجيد أيضًا تحديد أي خطط توظيف أو تدريب، بما في ذلك التكلفة ومقدار الوقت المطلوب

سيحدد قسم العمليات في خطة عملك متطلباتك التشغيلية اليومية ومتطلبات المنشأة وأنظمة المعلومات الإدارية ومتطلبات تكنولوجيا المعلومات وأي تحسينات قد تكون خططت لها. يتضمن هذا القسم عادةً معلومات مثل:

• العمليات اليومية – وصف ساعات العمل، وموسمية العمل، والموردين وشروط الائتمان الخاصة بهم، وما إلى ذلك.
• متطلبات المنشأة – يتضمن ذلك أشياء مثل الحجم والموقع والمعلومات المتعلقة باتفاقيات الإيجار وعروض أسعار الموردين وأي وثائق ترخيص
• نظم المعلومات الإدارية – مراقبة المخزون وإدارة الحسابات ومراقبة الجودة وتتبع العملاء
• متطلبات تكنولوجيا المعلومات (IT) – أنظمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك، وأي مستشارين أو خدمة دعم ومخطط لأي تطورات مخطط لها في تكنولوجيا المعلومات

توقعاتك المالية تحول خطتك إلى أرقام. كجزء من أي خطة عمل جيدة، تحتاج إلى تضمين التوقعات المالية للشركة التي توفر توقعات للسنوات الثلاث إلى الخمس القادمة. ستحتوي أول 12 شهرًا من التوقعات على أكبر قدر من التفاصيل حول التكاليف والإيرادات، حتى يتمكن المستثمرون من فهم استراتيجيتك.

يجب أن تتضمن توقعاتك المالية ما يلي:

• بيانات التدفق النقدي – الرصيد النقدي ونمط التدفق النقدي لأول 12-18 شهرًا، بما في ذلك رأس المال العامل والرواتب والمبيعات
• توقعات الربح والخسارة – مستوى الربح المتوقع بناءً على مبيعاتك المتوقعة وتكاليف توفير السلع والخدمات والتكاليف العامة
• توقعات المبيعات – الأموال التي تتوقع الحصول عليها من مبيعات منتجك أو خدمتك

بعض الأشياء الأخرى التي يجب مراعاتها تشمل:

• ما مقدار رأس المال الذي تحتاجه (إذا كنت تبحث عن تمويل خارجي)؟
• ما الضمان الذي يمكنك تقديمه للمقرضين؟
• كيف تخطط لسداد ديونك؟
• ما هي مصادر دخلك ودخلك؟
• يجب أن تغطي التوقعات مجموعة من السيناريوهات
• مراجعة المخاطر ووضع خطط الطوارئ لمواجهة المخاطر
• مراجعة معايير/متوسطات الصناعة لنوع عملك

     من المهم إجراء بحثك لمعرفة كيفية مقارنة عملك بالشركات الصغيرة الأخرى في مجال عملك.

الأقسام التالية ليست مطلوبة دائمًا، ولكنها يمكن أن تعزز أي خطة عمل:

• خطة التنفيذ – يسرد هذا القسم التواريخ المقدرة للانتهاء من جوانب مختلفة من خطة عملك، وأهداف عملك وإنجازاتك.
• الملاحق – يجب أن تتضمن المواد الداعمة، مثل التراخيص والتصاريح والاتفاقيات والعقود وغيرها من الوثائق التي تدعم خطة عملك.

يجب أن تقوم أنت، رائد الأعمال، بإعداد خطة عملك. إنه عملك وخطتك، لكن لا تتردد في طلب المساعدة من فريق الإدارة أو المستشارين أو المحاسبين أو المحاسبين أو محرري النسخ أو غيرهم من الأشخاص ذوي الخبرة.